PM指南:项目沟通管理

摘要

在美国和加拿大负责评审工程学校专业的国家工程与技术组织委员会(Accreditation Board for Engineering and Technlogy,ABET)指出:

在任何学科,口头和书面表达能力将成为工程专业培养的必要组成部分。

Overview

沟通形式:

  • 口头
  • 书面表达
  • 倾听

培养形式:

  • 写作讲习班
  • 英语系列课程(包括在核心课程中注重培养学生的口语演讲能力)

沟通场景:

  • 会谈
  • 演讲
  • 会议
  • 邮件
  • 备忘录
  • 长篇技术报告
  • 期刊论文

会谈

一页简短的、突出重点的文档对于非正式会议是非常有帮助的。

  • 项目状态审查:列出自上次会议以来所完成的工作
  • 最近测试情况的报告:表格或图形
  • 产品设计的审查:为正在开发的产品撰写一页文档,列出设计理念的关键特点及优势
  • 公司程序的更改:针对组织变化

正式演讲

准备正式演讲的一般流程:

  • 1)了解报告听众的知识背景,包括与会者对报告内容的了解程度、水平,调整报告的内容
  • 2)假设参会人员第一次接触报告的主题
  • 3)在参会人员入场前检查好视听设备
  • 4)穿着得体
  • 5)在最初几分钟内就引出报告的目的
  • 6)告诉参会人员为什么由你来做报告
  • 7)在报告开始时展示出报告的内容大纲,给出将要介绍的内容概述
  • 8)想出一个简短的方式来打破报告开始时的尴尬状态
  • 9)谈话方式简单易懂。将技术细节留在报告后的讨论环节
  • 10)保持谈话简短。讲稿最好只用掉被分配时间的50%-60%,预留时间才能准时结束。
  • 11)自问自答。尽量做到所有的幻灯片格式一致,保持与听众的视线交流。
  • 12)不要给听众展示公式
  • 13)以“谢谢,还有其他问题吗?”来结束报告。或者通过一张总结性的幻灯片来结束报告内容
  • 14)讨论环节。回答者复述提问者的问题,有助于阐明内容、使得所有参会人员都能听到,同时争取思考时间

为非技术人员做演进报告

可以遵循以下几个基本原则:

  • 1)假设观众对你的话题一无所知。
  • 2)不使用专业术语解释背景材料。(包括那些看似普通的专用词汇)
  • 3)用一张大的图片作为开场。
  • 4)假设你在跟四年级的小学生讲话。
  • 5)避免向非技术观众展示公式。

撰写邮件

撰写一封好的电子邮件应该注意以下几个方面:

  • 邮件头:正确邮件头的的设计将为传递消息确定基调
  • 标题行:简洁、醒目
  • 第一句:邮件第一句的结构直接决定了正文能否被接受,并确保读者不会曲解你写邮件的原因
  • 正文:邮件主体应包含信息传递的关键点。每个想法或观点都应该独立成段,并且每个段落都不能只包含一个句子。段落之间应该具有相应的逻辑联系。(技巧:现在文档编辑器中编写,当对内容满意时,再将其剪切并粘贴到邮件正文中)

技术报告

典型技术报告的篇幅在2~20页之间。大多数技术报告应包含以下内容:简介(或背景)、实验搭建、理论、数据、分析和结论。

  • 如果包括实验结果,应详细描述实验平台的搭建过程。内容包括描述设备、技术、尺寸及其他关键参数,使对此感兴趣的工程人员能够重建实验平台及实验过程。

期刊论文

提案

提案的主要目的通常是申请资金支持。除了技术报告部分,提案还包括关于目标、预算、背景及人员等。

说明手册

说明手册主要向用户介绍产品的相关信息及有关产品的安装、操作和使用等内容。一份好的产品说明手册还应包括安全信息、故障排除、维修和操作理论(适用原则)等。

  • 注意:内容的重复。文档中的多个衔接处需要对某些信息进行重复描述。不要认为读者所有看过的内容都能记住,编写者需要考虑到每一个细微处的设计。

常规格式:

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## 一、简介
## 二、安装
## 三、操作
## 四、安全性
## 五、故障排除
#### 1)症状
- 可能的原因
- 解决方法
#### 2)症状
- 可能的原因
- 解决方法
## 六、附录
- 原理图
- 分解图
- 理论
- XX列表

工程日志

工程日志包括涉及过程中产生的所有想法、计算结果、创新和测试结果。每个项目成员都应保留单独的日志,对应分配给每个人的任务,当项目完成后,所有团队成员的日志都放在一起,形成项目活动的完整记录。

完整的日志还可以用作发明权的证据。

记录没有成功的工作与记录成功的工作同样重要。 确保错误不会在将来重演。

拓展阅读

参考文献

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